TOT CE TREBUIE SA STII DESPRE CONVERSIA CODURILOR CAEN DE LA REV. 2 LA REV 3

De ce trebuie să convertim codurile CAEN ale societății?

Începând cu 1 ianuarie 2025, România implementat noua Clasificare a Activităților din Economia Națională (CAEN Rev. 3), conform Ordinului Președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024. Această actualizare are ca scop alinierea clasificării naționale la Nomenclatorul de activități utilizat în cadrul Comunității Europene (NACE Rev. 2.1). BDO ROMANIA

Diferențele dintre CAEN Rev. 2 și CAEN Rev. 3

Deși CAEN Rev. 3 nu reprezintă o restructurare completă a versiunii anterioare, aduce modificări semnificative menite să reflecte evoluțiile economice și tehnologice actuale. Printre principalele schimbări se numără:

• - Crearea de coduri noi: Pentru a acoperi activități emergente, precum cele din domeniul tehnologiei informației și energiei verzi.
• - Reorganizarea codurilor existente: Pentru a îmbunătăți claritatea și relevanța, unele coduri au fost divizate în subcategorii mai detaliate, în timp ce altele au fost comasate.
• - Eliminarea codurilor depășite: Activitățile care nu mai sunt relevante din punct de vedere economic au fost eliminate sau integrate în alte categorii.

Scopul declarat al acestor modificari de coduri CAEN este acela de a oferi o imagine mai precisă a structurii economice actuale și să faciliteze comparabilitatea statisticilor la nivel european. 

Obligațiile firmelor privind actualizarea actelor constitutive

Pentru firmele înregistrate anterior datei de 1 ianuarie 2025, actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3 se va realiza treptat, fie la inițiativa proprie a companiei, fie cu ocazia înregistrării unei alte mențiuni în registrul comerțului. 

Nu există un termen limită strict impus pentru această actualizare, însă este recomandat ca firmele să efectueze modificările necesare cât mai curând posibil pentru a evita eventuale neconcordanțe sau probleme administrative. 

Pentru ca operatiunea de conversie codurilor CAEN tinde sa complice orice alta operatiune pe care societatea o va initia, acest lucru, mai ales daca societatea lucreaza singura (patronul sau jurisconsultul societatii) pot genera intarzieri pentru cei ce nu fac des acest tip de operatiuni. Or aceasta poate sa amane sau sa va faca sa pierdeti , ca SRL ori PFA, oportunitati de afaceri

Pași pentru actualizarea obiectului de activitate

Analiză internă: Efectuați o evaluare detaliată a activităților desfășurate de companie pentru a identifica noile coduri CAEN corespunzătoare.

Actualizarea documentației legale: Va trebui sa modificați actele societății (de ex actul constitutiv) și alte documente oficiale pentru a reflecta noile coduri CAEN.

Depunerea cererii la Registrul Comerțului: Completați formularul tip "Cerere de înregistrare în registrul comerțului" (Anexa 2a pentru persoane juridice sau Anexa 2b pentru PFA, II, IF), specificând actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3.

Rezolvarea oricăror motive de amânare pe care registratorul le va invoca. Din experiența noastră, procesul este departe de a fi ”simplu” sau ”intuitiv” pentru un patron care nu face des astfel de operațiuni. Foarte probabil persoana în cauză nu va reuși să intuiască ce bife, documente trebuie depuse. De aceea registratorul va veni către dvs. cu explicații legat de documentele lipsă sau alte neconcordanțe între câmpurile bifate în cererea depusă. De regulă, dacă aveți o minimă experiență juridică și citiți cu atenție motivul de amânare, aceste motive de amânare se pot rezolva ”din prima”. Chiar și dacă apare o respingere, pentru că la conversia codurilor CAEN nu se plătește nici o taxă, societatea nu va experiementa o pierdere de bani, ci doar timp, patronul în cazură putând depune din nou actele, de această dată corect întocmite.

Obținerea certificatelor actualizate: După aprobarea cererii, veți primi un certificat de înregistrare actualizat și, dacă este cazul, un certificat constatator privind autorizarea funcționării.

Eventuale operațiuni ulteriorare de corectare a codurilor CAEN - deoarece actualizarea se face parțial automat, iar unele coduri CAEN tind să se expandeze în 10-20 de alte coduri - foarte multe firme, din experiența noastră, s-au trezit cu un Certificat de Inregistrare având un CAEN care nu reprezintă cel mai bine activitatea societății

Merită să aștept să fac conversia în același timp cu altă operaține?

Din experiența noastră, pentru o persoană care nu lucrează regulat cu ONRC-ul și nu a mai depus astfel de cereri de conversie, cel mai bine este să se evite a face simultan conversia împreună cu altă operațiune (vezi prelungire sediu, schimbare obiect de activitate, cesiune, samd).  

Gradul de complexitate, datorat sitului web al ONRC care nu este prea intuitiv (ca să folosim un eufemism) vă va creaa probleme. 

Este preferabil, în opinia noastră, să apelați la un profesionist, care are experiență relevantă, cu zeci de astfel de operațiuni de conversie (efectuate simultan) sau să faceți convesia prima dată și doar apoi să proceați la depunerea actelor pentru mențiunea pe care o doriți.

Costul operațiunii de conversie a codurilor CAEN, efectuat cu societatea noastră (patet.ro) est de doar 250 de lei. Se poate plăti separat (dacă optați pentru conversia proactivă a codurilor CAEN la versiunea 3) sau odată cu celelalte operațiuni (de ex 200 de lei prelungirea la aceeași adresă, 900 de lei cesiunea, 450 lei mutarea sediului societății la o proprietate din portofoliul firmei PATET, șamd).